Flexibel werken aan de KU Leuven: “Regelmatig een dag thuiswerk zou veel burn-outs voorkomen”

De KU Leuven zet al geruime tijd in op het tijds- en plaatsonafhankelijk werken. Zo kan het personeel genieten van individuele dienstroosters, én thuiswerk. Sinds 2003 bestaat er een afsprakenkader voor het individuele structurele thuiswerken en de voorbije jaren werd ook het occasionele thuiswerk uitgetest binnen verschillende diensten. Met succes, zo blijkt.

Lut Crijns, directie personeelsdienst: “KU Leuven is een universiteit met veel autonomie en regelruimte voor alle personeelsgroepen, met mensen die heel geëngageerd zijn voor hun opdrachten en verantwoordelijkheid nemen. Zowel voor het ATP-personeel, als het academisch personeel, bestaan er heel wat mogelijkheden om onder andere de arbeidstijden mee te bepalen binnen de noden van de dienst.” Voor Lut Crijns vormt meer flexibel werken een deel van een andere kijk op werken: “Wij willen inzetten op resultaatsgericht werken, gericht op een kwaliteitsvolle dienstverlening en minder focussen op het aantal uren dat men werkt of waar men werkt. We ondersteunen werkvormen die bijdragen aan een goede combinatie van werk en andere levensdomeinen. Ik spreek bewust niet van de balans tussen werk en leven, want dat zou betekenen dat werken niet behoort tot het leven en dat die twee werelden strikt gescheiden zijn. Dat is niet de realiteit van vandaag en zeker niet in onze universiteit. Flexibiliteit vergemakkelijkt het omgaan met de hoge werkdruk.”

“Toch nog koudwatervrees bij diensthoofden”

Het administratief en technisch personeel van KU Leuven werkt 40 uur per week, waarbij wordt uitgegaan van een werkdag van 8 uur. Bij de indiensttreding wordt het individuele werkrooster evenwel in overleg met het personeelslid bepaald.

Naast individuele werkroosters is ook thuiswerk een optie voor wie daar nood aan heeft. Sinds 2003 bestaat er een beleid dat een kader geeft voor thuiswerk, zowel structureel als occasioneel. Beide formules verlopen volgens het huidige wetgevende kader dat hierop van toepassing is, maar dat in 2017 door o.a. de “Wet Werkbaar Wendbaar Werk” wellicht wordt bijgestuurd. Structureel thuiswerk op individuele basis vereist een formele aanvraag van diensthoofd en medewerker bij de HR-consulent en een addendum bij de arbeidsovereenkomst. Het thuiswerk verloopt dan volgens een vast rooster. Het occasionele thuiswerk wordt op entiteitsniveau besproken en de afspraken hierover kunnen dus verschillen van dienst tot dienst. De aanvraag verloopt veel minder formeel en omwille van het occasionele karakter wordt er geen addendum bij de arbeidsovereenkomst gemaakt.

Lut Crijns: “We stellen vast dat er nog wel wat misverstanden zijn en soms ook enige koudwatervrees bij diensthoofden. Mits goede afspraken en een open dialoog is thuiswerk niet meer of minder dan een alternatieve manier om het werk te organiseren, tot ieders tevredenheid. Wij willen het flexibel werken vanaf begin 2017 dan ook nog verder ondersteunen, o.a. door een toolkit voor leidinggevenden rond goede thuiswerkafspraken.”

Maar die regelruimte en flexibiliteit kan ook een keerzijde hebben: “Uit onze tevredenheidsmonitor blijkt dat sommige personeelsleden zo gedreven zijn dat ze systematisch te veel werken. We moeten dus tegelijk inzetten op evenwicht. Wie systematisch te veel werkt, kampt waarschijnlijk met een structureel probleem dat moet aangepakt worden. In een dergelijke situatie helpen duidelijke grenzen over tijd en plaats om het evenwicht te herstellen.”

Proefproject rond occasioneel thuiswerk

In enkele faculteiten en diensten, waaronder de personeelsdienst, de dienst ICTS en binnen de rectorale diensten testten ze de voorbije jaren het occasioneel thuiswerk uit. Bert Overlaet, directie personeelsdienst: “Occasioneel thuiswerk biedt twee belangrijke voordelen. Ten eerste kan het personeelslid thuis geconcentreerd werken zonder gestoord te worden. Dat komt de productiviteit ten goede. Ten tweede spaar je ook verplaatsingen uit. Het is bijvoorbeeld onzinnig dat iemand die in de ene vestiging een vergadering heeft, zich later op de dag nog naar de andere vestiging moet begeven, als thuiswerk in dat geval efficiënter is.”

Goede afspraken zijn wel belangrijk om de continuïteit van de dienst te verzekeren en om wrevel tussen collega’s te vermijden. De aanvraag, via e-mail, moet steeds worden goedgekeurd door het diensthoofd. Bert Overlaet: “Het personeelslid moet ook steeds bereikbaar zijn voor dringende zaken. Het is bovendien niet de bedoeling dat men onder het mom van thuiswerk het werkritme gaat aanpassen, door ’s avonds te werken bijvoorbeeld. Het gaat in de personeelsdienst immers om ondersteunende functies die met het oog op de dienstverlening tijdens de kantooruren bereikbaar moeten zijn.”

Bert Overlaet: “Uiteraard is thuiswerk niet geschikt voor alle profielen, onthaalbediendes bijvoorbeeld, maar voor bepaalde personeelsleden biedt het een echte meerwaarde. Het is dan ook geen proefproject meer, maar een ingeburgerde manier van werken.”

“Heel vroeg beginnen, of net later doorwerken”

Ook Annemie Depuydt, directeur van de dienst ICTS, is voorstander van het project: “Wij zijn 3 jaar geleden ingestapt in het proefproject. IT-werk is hier natuurlijk zeer geschikt voor. Het is ook een flexibiliteit die de nieuwe generatie werknemers verwacht. Ze willen rustig kunnen doorwerken en verkeersdrukte vermijden. Niet iedereen maakt er gebruik van, maar het feit dat de optie er is, geeft een gevoel van vrijheid.”

Er wordt wel gehamerd op goede afspraken om de permanentie van de dienst en het noodzakelijk overleg niet te ondermijnen. Het personeel kan nu twee keer per maand thuiswerken. Annemie Depuydt: “De occasionele thuiswerkdag wordt simpelweg aangevraagd per e-mail aan de teamleider. Die kijkt na of het past in de teamwerking. Dat vormt zelden een probleem. Het personeel weet immers goed genoeg wanneer het niet past.”

De ICTS-dienst is bij uitstek een dienst waar ook tijdsonafhankelijk werken aan de orde is. Systeemonderhoud gebeurt bijvoorbeeld buiten de normale werkuren. Die uren gelden dan als overuren en worden gecompenseerd volgens de algemene regels van de KU Leuven (recuperatiedagen en toeslagen voor bepaalde profielen). Annemie Depuydt: “Het is voor ons net handig dat sommige mensen heel vroeg aan hun werkdag beginnen, en anderen later doorwerken. De uren zijn dus individueel te bepalen: men start voor 10u en stopt na 16u. Er moet wel permanentie zijn tussen 8u en 17u. We merken dat dit geen probleem vormt. Eventueel misbruik kan worden aangekaart op het teamoverleg.”

“Ik zou het niet meer kunnen missen”

Brigitte Corthouts is secretariaats- en communicatiemedewerker op de rectorale dienst Diversiteitsbeleid, onder leiding van vicerector Katlijn Malfliet. Ze werkt halftijds, maar kan toch één dag per week thuiswerken, indien gewenst. Daarnaast maakt ze ook af en toe gebruik van de glijdende werkuren (tussen 7u en 19u, of later, indien zelf gewenst).

Brigitte Corthouts: “Voor de vicerector is het resultaat en de output heel belangrijk en dit binnen de gestelde deadline(s). Dit staat los van de werkplek en de verdeling van de werkuren. Ik maak vooral gebruik van mijn dag thuiswerk als ik mijn administratieve taken in een rustige omgeving wil afwerken. Ik voel dat ik dan alles meer onder controle heb.”

De aanvragen voor occasioneel thuiswerk gebeuren per e-mail aan een stafmedewerker van de dienst en worden op maandag tijdens de teamvergadering besproken. Voor elkaar bereikbaar zijn, is één van de voorwaarden. Op regelmatige basis worden de voor- en nadelen afgewogen binnen de dienst en wordt er bijgestuurd waar nodig.

Brigitte Corthouts: “Ik ben heel tevreden over deze manier van werken. Ik heb veel werk in een halftijdse job, maar door geregeld een dag thuis te werken, krijg ik meer gedaan en hou ik mijn stress onder controle. Ik word veel minder gestoord, terwijl ik wel bereikbaar ben en moet zijn, zowel per e-mail, als per gsm.”

Brigitte raadt het flexibel werken zeker aan: “Regelmatig een dag thuiswerk inlassen, zou veel burn-outs voorkomen, denk ik. Het grote voordeel is dat je meer rust hebt, aangezien je niet in de file moet staan en je dag kan indelen naar de eigen werkbehoeften. Ik zou het flexibel werken niet meer kunnen missen!”

Auteurs: Charlotte Fouquet en Wim Annerel


Telewerk aan de KU Leuven: syndicale aandachtspunten

De mogelijkheden om effectief te telewerken zijn zeer ongelijk

Onze militanten en leden signaleren al jaren dat de kans om effectief te kunnen telewerken zeer sterk afhankelijk je statuut, de dienst, en de leidinggevende waar(voor) je werkt. Zo zijn er entiteiten waar thuiswerken simpelweg verboden is, in tegenspraak met de bestaande KU Leuven-brede afspraken.

De regelgeving aan de KU Leuven loopt achter

Het afsprakenkader aan de KU Leuven van 2003 is voorbijgestoken door maatschappelijke evoluties in de manier waarop werknemers en werkgevers naar werk kijken, evenals initiatieven van de wetgever en de sociale partners. Bijvoorbeeld de akkoorden in 2005 en 2008, en de recent goedkeurde ‘Wet Wendbaar Werkbaar Werk’. Andere universiteiten springen meer zelfzeker op de kar: zo heeft de UGent sinds dit jaar een duidelijk telewerkregeling voor álle personeelsleden, ongeacht statuut.

We pleiten voor een CAO telewerk voor iedereen aan de KU Leuven

We herhalen als ACV KU Leuven ons pleidooi uit 2014 voor een CAO over telewerk aan de KU Leuven, maar deze keer gezamenlijk met álle vakbonden actief aan onze instelling. We hebben samen een voorstel uitgewerkt en ijveren voor een gedragen telewerkregeling op basis van deze CAO. Ons inziens is zulk een CAO de beste manier om een duidelijk signaal te geven dat iedereen in principe moet kunnen telewerken – en sociale dialoog aan de KU Leuven de beste manier om de toepassing op te volgen.



Graag jouw reactie, vraag of ervaring!